Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn, een gratis programma, maar echt het bestaat. Daarnaast bespaar je ook nog eens behoorlijk op de kosten van een boekhouder. In plaats van dat deze bezig is met de administratie beperkt het werk van een boekhouder zich alleen maar tot het controleren hiervan en het doen van de aangiftes.
Gratis boekhoudsoftware hoeft helemaal niet slechter te zijn dan betaalde pakketten. Deze kan dezelfde functionaliteit hebben dan de betaalde versie.
Niets is onbeperkt zo ook de gratis boekhoudpakketten, dit zijn vaak proefpakketten of uitprobeer pakketten die u kunnen laten wennen aan de werkwijze van zo’n pakket. Deze gratis periode kan variëren van enkele weken tot wel anderhalf jaar. Deze laatste periode is vaak alleen weggelegd voor startende ondernemers.
Voordelen van een gratis versie boekhoudsoftware
Allereerst de maandelijkse kosten, deze hoef je namelijk niet te betalen tijden de gratis proef versie. Nu zijn dit niet eens de belangrijkste besparingen van het werken met een boekhoud pakket. Afhankelijk van het bedrijfstype en aantal personeelsleden zijn er al boekhoudprogramma’s vanaf enkele euro’s per maand.
De grootste besparingen zit hem in het werk wat niet door derden gedaan hoeft worden, in dit geval een boekhouder. De meeste administratie programma’s kunnen tegenwoordig dusdanig worden gekoppeld met de boekhouding en de bank dat de verwerking grotendeels automatisch gaat. Zelfs de facturen kunnen per mail worden doorgestuurd naar het boekhoudprogramma.
- Je hebt je administratie altijd bij de hand met een gratis boekhoudprogramma
- Je kunt makkelijk zelf je boekhouding bijhouden zonder dat er perse een boekhouder nodig is
- Administratief werk kan gemakkelijk worden geautomatiseerd
- Je hebt real-time inzicht in al je financiële gegevens
- Het is makkelijk om je administratie te delen met een accountant of boekhouder
Nadelen van een gratis versie boekhoudsoftware
Zoals met alles waar voordelen aan zitten zijn er ook nadelen te bekennen. Zo zijn er duidelijk verschillen tussen de gratis versie en de betaalde versie. Zo kun je vaak bij gratis versie niet oneindig veel boekingen doen of facturen maken. Of je wordt beperkt in het opmaken van facturen of automatische verwerkingen.
Veel softwarepakketten hebben voor het eerste jaar van een ondernemer geen beperkingen. Ben je al ondernemer en al door je eerste jaar heen dan zul je genoegen moeten nemen met de beperkingen die er zijn.
- Je hebt te maken met een beperkt aantal boekingen per maand
- Je kunt niet altijd een winst- en verliesrekening uitdraaien
- Het BTW overzicht is niet ten alle tijde bereikbaar
- Bankmutaties importeren is lastig met een gratis boekhoudprogramma
- Een samenwerking starten met een accountant is soms lastig
Wat is het verschil tussen een gratis en betaald boekhoudprogramma?
De meeste ondernemers kijken vanzelfsprekend eerst naar de bedragen. Maar in veel gevallen is dat absoluut niet doorslaggevend. Het is veel belangrijker dat een programma voldoet aan een wensenlijstje dan dat de prijs aantrekkelijker is. Uiteindelijk betaal je daar toch de rekening voor!
Een verstandige keuze als u uw boekhouder of accountant erbij betrekt. Zij weten als geen ander waar een pakket aan moet voldoen en met welk pakket er gemakkelijk gekoppeld kan worden. Dat bespaart u alleen maar geld. Sterker nog zij kunnen u bijstaan bij het inrichten van uw boekhoud pakket. Ja dat kost geld en ja dat is het best besteedde geld wat u zich maar kunt voorstellen. Deze relatief kleine investering gaat u op termijn een veelvoud opleveren en behoed u ook nog eens voor blunders.
Voor wie zijn de online boekhoudpakketten geschikt?
Eigenlijk voor alle bedrijven. Daarbij opgemerkt dat de gratis versie voor grote bedrijven geen optie is. Hiervoor zullen zij toch echt de betaalde versie moeten kiezen omdat deze de opties heeft die dergelijke bedrijven nodig hebben. Vaak komt hier ook nog een stukje maatwerk bij kijken. De maandbedragen zullen hier dan ook veel hoger liggen dan bij een ZZP’er.
Een boekhouding in Excel
Jazeker dat is nog steeds mogelijk. Er zijn online voldoende gratis templates beschikbaar waarmee u deze naar eigen inzicht kunt inrichten.
De vraag is wel waar uw tijdwinst zit? Het is namelijk nog steeds een hele tijdrovende manier van boekhouden. Je kunt er te weinig mee automatiseren. Formuleren moeten handmatig worden verzonden en ingevuld. Je kunt niet samenwerken in het bestand en je kunt niet automatisch facturen versturen. Het overzichtelijk houden van meerdere boekjaren is bijna onmogelijk.
Vandaag de dag dus niet echt een aanrader meer.
Beginnen met een gratis boekhoudpakket
Voor beginnende ondernemers is het natuurlijk zeer prettig dat ze niet direct geld hoeven uit te geven aan een toch wel belangrijk onderdeel van een onderneming.
Het voordeel van een gratis boekhoud programma is natuurlijk wel dat je altijd nog kan overstappen in je proefperiode, je zit namelijk nergens aan vast. Als je onderneming goed draait en je maandelijks geld gaat overhouden kun je waarschijnlijk wel een betaald pakket aanschaffen. Dit is tegenwoordig al mogelijk tussen de 7,50 tot 40 euro per maand. Hiervoor heeft u een goed boekhoudprogramma. Wilt u weten welk pakket voor u het meest van toepassing is? Kijk dan snel bij onze boekhoudpakketten vergelijker. Door de filters juist in te stellen heeft u snel een juiste match.
